Importer des ressources Live data
Live data est un flux de données d’annuaire qualifié sur le secteur culturel, disponible en option sur Bob Booking.
En l’utilisant vous pouvez :
- acquérir de nouveaux contacts correspondant à vos besoins
- acquérir de nouvelles informations sur vos propres contacts.
- être notifié de tous les changements et mises à jour
Les fiches proposées par Live data comportent à minima les données publiques suivantes :
- nom de la structure, adresse complète, géolocalisation
- une ou plusieurs personnes avec leurs fonctions respectives
- une adresse mail et/ou un n° de téléphone
- un site web et/ou un compte Facebook
- si un festival existe, sa période et son ou ses genres,
- si une salle existe, son nom et sa ou ses jauges
Tout commence par un écran central dans Bob : la recherche avancée.
Rechercher des fiches Live data
L’écran de recherche avancée est maintenant utilisé pour renvoyer également des résultats de Live data.
Vous définissez vos critères puis vous affichez les résultats.
Les critères de recherche
Certains critères de recherches ne concernent par nature que vos propres fiches : les mots-clefs, le contenu des commentaires, le statut de client, les comportements face aux eMailings, etc
A l’intérieur des recherches par tags (activité, réseau, genre) seuls seront pris en compte pour Live data les tags « système ». Les tags « utilisateurs », ceux que vous ajoutés dans le paramétrage, ne correspondront bien sûr pas aux données de Live data et ne renverront aucun résultat.
Les critères et les groupes de critères opérationnels pour Live data sont colorés en vert.
(Pour profiter au mieux de Live data, peut-être serez-vous amenés à revoir le paramétrage des certains tags en utilisant davantage de tags « système »)
Les résultats de recherche
En cliquant « Afficher » sous le résultat « Mes contacts », vous accédez aux résultats de recherche habituels, avec la possibilité de choisir un mode carte ou un mode liste, et de mémoriser votre recherche.
Sous la fenêtre « Live data », cliquez sur « Afficher »
Sur l’écran s’affiche :
- une carte avec des pins verts
- 2 onglets permettant d’afficher 2 listes de résultats distincts
Onglet « Enrichir mes contacts »
Il affiche la liste des fiches Live data correspondant à certaines de vos propres fiches.
En cliquant sur un point de la carte vous verrez apparaître les principales infos d’une fiche Live data (en vert) ainsi que de la fiche de votre base qui lui correspond (en bleu).
A noter : la correspondance entre une de vos fiches et une fiche Live data n’est pas absolue. Il peut s’agir d’un « faux positif », c’est à dire de 2 fiches présentant beaucoup de points commun (nom, ville, etc) mais qui sont en réalité distinctes.
De même, les fiches équivalentes dans les 2 bases ne pourront pas toujours être repérées automatiquement.
Onglet « Nouveaux contacts »
Ici s’affichent des fiches Live data qui correspondent à votre recherche et dont aucun équivalent n’a été trouvé parmi vos propres fiches.
A noter : cette liste s’affichera uniquement dans le cas ou vous n’avez utilisé dans votre recherche que des critères compatibles avec Live data (colorés en vert). Si un critère incompatible est utilisé, cette liste restera vide.
Importer des fiches Live data
Vous pouvez choisir tout ou partie des fiches listées dans les 2 onglets « Enrichir mes contacts » et « Nouveaux contacts » et les importer dans votre fichier.
- Sélectionnez dans la liste les fiches qui vous intéressent en le cochant à l’unité ou toutes ensemble (via la coche du haut)
Les bouton « Importer » est devenu actif. - Cliquez sur « Importer »
- Si vous avez effectué cette action depuis l’onglet « Enrichir mes contacts » un écran vous propose d’effectuer automatiquement la fusion entre vos fiches et les fiches Live data.
Choisissez quel fichier sera prioritaire au moment de la fusion (votre fichier ou les fiches Live data), ou bien choisissez d’effectuer plus tard cette fusion en mode manuel.
Cliquez ici pour avoir plus d’informations si vous hésitez entre ces modes. - Vous pouvez maintenant quitter cet écran et entamer une autre action sur Bob. Le téléchargement des fiches est lourd et peut prendre jusqu’à quelques heures en fonction de la quantité de fiches concernées et de l’activité du serveur, mais ces opérations s’effectueront en tâche de fond, sans interférer avec votre activité. Vous serez notifié dès que le téléchargement sera terminé.
A noter : Les fiches Live data téléchargées dans Bob se comportent ensuite exactement comme si vous les aviez créées ou importées : vous pourrez les modifier, les compléter, les supprimer… comme vos propres fiches.
Attention : A ce jour, les fiches Live data que vous aurez intégrées ne seront pas exportables en Excel.
Cette limitation porte également sur les fiches qui seraient le résultat d’une fusion entre vos propres fiches et les fiches live data. Lorsque vous réalisez un export excel sur une liste de fiches, seules les fiches qui n’ont pas été modifiées par Live data seront effectivement exportées.
Très prochainement, nous proposerons un mécanisme plus fin, dans lequel toutes vos données propres pourront être exportées.