Générer les écritures comptables
Bob Booking propose de générer automatiquement les écritures comptables correspondant à vos factures (compta générale et analytique), et de les exporter en fichier csv.
Il vous suffira ensuite d’importer ce fichier, sans modification, dans votre logiciel de comptabilité.
Paramétrages
L’ensemble des éléments à paramétrer se situe dans le module Administration & Production, dans le sous menu « Paramétrages »
1 . Préférences générales
Vous déclenchez ici la génération des écritures comptables et plus généralement l’affichage dans toute l’application des éléments de compta.
Cochez « Je souhaite générer et exporter mes écritures comptables », puis décidez d’y adjoindre ou non vos codes analytiques.
Les « choix d’organisation pour le fichier export » dépendent des caractéristiques demandées par votre logiciel de comptabilité.
Choisissez les sur les 3 lignes illustrées par des exemples.
En fonction de ces choix, vous pouvez maintenant exclure des colonnes dont vous n’avez pas besoin. Par exemple « Journal » si celui-ci est déjà renseigné par votre logiciel de compta.
Et aussi, ordonnez les colonnes comme vous le souhaitez, en glissant les barres au bon endroit .
2 . Comptes de comptabilité générale
Indiquez ici les différents comptes utilisés.
Pour chacun, saisissez le Libellé et le n° de compte tels qu’ils figurent dans votre plan comptable. Ils peuvent être de 4 ordres. :
– Ventes, comptes 7… Vous pouvez indiquer un ou plusieurs comptes de ventes
– Clients, compte 411… Ici, indiquez uniquement le compte client général (4110000 ?)
– TVA, comptes 48… Indiquez les différents comptes de TVA que vous êtes susceptible d’utiliser (réduit, normal, etc)
– Acompte, compte 419… A priori, vous n’avez qu’un compte unique à saisir
3 . Comptes de comptabilité analytique
Catégories et regroupements
Vous pouvez reporter ici les catégories analytiques telles qu’elles existent dans votre logiciel de compta.
Vous pouvez aussi créer autant d’autres catégories que vous le souhaitez, et utiliser les catégories automatiques existantes : Artistes et Projet
Pour chaque catégorie, vous définissez :
– actif / non actif. Une catégorie inactive n’apparaîtra pas dans l’export comptable.
– Son caractère obligatoire. Si vous cochez « obligatoire », vous devez renseigner la catégorie pour pouvoir finaliser un contrat ou une facture.
– Le nombre de caractère requis. Si vous n’indiquez rien, les valeurs analytiques pourront être de n’importe quelle longueur.
Souvent, en comptabilité, les catégories sont regroupées dans 1 ou plusieurs axes composites, chaque catégorie en constituant un segment.
Pour cela, créez un nouveau regroupement, faites glisser à l’intérieur les catégories demandées et classez-les dans le bon ordre.
Libellés et codes analytiques
En sélectionnant une catégorie, vous affichez dans la partie droite ses libellés et les codes analytiques.
En cliquant sur le bouton + vous ajouter de nouvelles lignes pour les renseigner.
Attention : à l’intérieur d’une catégorie, les codes et les libellés doivent être uniques. Vous serez alerté si vous créez un doublon.
Et la cellule se colorera de rouge si le nombre de caractères requis n’est pas respecté.
S’il vous en manque des codes ou des libellés, vous aurez aussi la possibilité de les saisir en situation, sur les formulaires de contrats et de factures.
4 . Administration >> Taux de TVA
Ici, reportez les compte de TVA que vous avez précédemment créés
Infos préalables
Avant de pouvoir générer les écritures comptables, il est nécessaire de renseigner quelques informations.
1 . Codes clients
Chaque structure que vous facturez sera repérée dans votre logiciel de comptabilité au moyen de son code client.
– Allez sur la fiche de la structure concernée.
– Cliquez M pour éditer les informations.
– Onglet « Administratif » > Code Client.
– Si la facture est déjà référencée en compta, reportez son code, sinon créez-le.
Vous pouvez également saisir un code client en situation, sur les formulaires de contrats et de factures.
2 . Établissement des contrats
Dans les formulaires de contrat, chaque ligne de facturation doit mentionner le compte de vente correspondant (les autres comptes se renseignent automatiquement).
Si vous avez intégré la compta analytique, les rubriques correspondantes vous sont proposées.
Export automatique
L’export s’effectue depuis le menu Administration & Production, sous-menu « Factures »
- Utilisez la recherche , pour afficher les factures à exporter.
- Cliquez sur le bouton (« Préparer l’export comptable »).
- Bob ouvre l’écran « Export Comptable ». Des onglets liste les factures exportables et – pour les autres – les raisons qui empêchent leur export.
Dans l’onglet « Factures exportables », vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton « Export ».
Un fichier .csv est généré sur votre disque dur, et les lignes de facture exportées sont notifiées « exportée ».
Elles ne pourront pas être exportées à nouveau, afin de ne pas créer de double écriture qui fausserait votre comptabilité.
Le fichier .csv doit donc être utilisé dans votre logiciel comptable, car les écritures qu’il comporte ne pourront pas être générées à nouveau.
Voici ce à quoi peut ressembler l’export .csv :