Importer vos fichiers

Préambule :

Cela peut s’avérer long si vous avez de nombreux contacts mais plus vous passerez de temps à remplir votre tableau, moins vous aurez à retoucher les fiches dans Bob.

De plus, si vous ne transférez pas toutes les informations que vous avez dans Bob Booking vous allez commencer à travailler avec un fichier incomplet, votre base sera pauvre et vous n’exploiterez qu’un faible pourcentage des possibilités de l’application.

Nous vous conseillons de commencer en ne rentrant que 50 contacts, afin de vérifier que vous avez saisi les données de manière correcte, et pour visualiser de quelle manière les informations apparaissent dans l’application.

Attention ! Ne modifiez pas la structure (onglets, colonnes) du fichier Excel. Il est important que le fichier garde sa forme originale afin que l’importation fonctionne correctement.

• Sauvegardez votre fichier à chaque étape de sa préparation.
  N’hésitez pas à faire des copies successives : fichier1, fichier2, etc afin de pouvoir revenir en arrière si vous avez par mégarde fait une mauvaise manipulation.
• Votre fichier comporte peut-être des informations obsolètes, ou des rubriques pas ou peu renseignées.
  C’est le moment de faire le ménage !

1 . Enregistrez le gabarit Excel de Bob Booking

Vous devez télécharger le modèle d’import de Bob Booking que vous devrez remplir.

Vous pouvez le télécharger en cliquant sur le bouton d’import situé dans l’onglet contacts.

Dans l’écran qui s’ouvre, cliquez sur

« Télécharger le gabarit ».
Enregistrez ce fichier sur votre ordinateur

2 . Préparez votre (vos) fichier(s)

Si votre fichier est dans un format autre qu’Excel, exportez-le sous ce format.
Si une des colonnes de votre fichier correspond à plusieurs dans Bob, créez ces colonnes dans votre fichier, puis répartissez les infos, jusqu’à vider votre colonne de départ.

Ensuite, dédoublonnez : en triant par exemple votre fichier par nom de structure, et supprimez les lignes identiques.

Certaines colonnes du fichier import, ont des commentaires accessible au survol.
Lisez-les attentivement avant de commencer l’importation

Entrer des structures : remplissez une ligne par structure.
Le seul champ obligatoire est le champ Raison sociale.

Remplissez le fichier Excel avec toutes les informations que vous avez afin de ne pas perdre d’information de votre fichier d’origine lors de son import dans Bob (les informations ne correspondant pas aux champs de Bob peuvent être entrées dans les colonnes « commentaire 1, 2, 3… » ou en tag).

Pour chaque structure, vous pouvez mettre jusqu’à 3 personnes liées en remplissant les colonnes Personne 1, Personnes 2 et Personne 3 dans la même ligne que la structure.

Si vos structures ont plus de 3 personnes liées, recopiez toutes les informations de la structure dans une seconde ligne (nom, adresse, tél, ville , pays,) et ajoutez des personnes dans les colonnes Personne 1, 2 et 3, et recommencez cette opération jusqu’à avoir entré toutes les personnes de cette structure.

Entrer des personnes : Pour entrer des personnes n’appartenant à aucune structure (par exemple un journaliste freelance), remplissez les informations des colonnes Personne 1. La personne apparaitra dans Bob comme indépendante (n’appartenant à aucune structure)

La colonne tag est importante, mettez y les tags qui définissent la structure, Vous pouvez mettre plusieurs tags dans cette colonne, en les séparant d’un ‘ ; ‘ par exemple festival;rock;fedurok

Les tags sont des qualificatifs qui vont caractériser chaque structure.

Vous pouvez mettre n’importe quel tag qui vous soit utile pour définir une structure et qui pourront vous servir pour trier vos contacts,
que ce soit un type d’activité ou un genre de programmation, par exemple.
Dans un second temps vous pourrez associer les tags que vous avez rentré dans votre fichier Excel et les faire correspondre à des tags existants ou que vous aurez créé dans l’application. Donc la liste des tags que vous pouvez rentrer dans cette colonne n’est pas exhaustive.

Il est important de renseigner les pays pour une bonne localisation des fiches une fois importer.

Concernant les tags, voici une formule excel qui pourra vous faire gagner du temps selon la manière dont votre fichier est construit. Elle est évidemment à adapter selon l’emplacement de vos colonnes.

Si vous avez l’activité de la structure en colonne A, le réseau en colonne B et le genre de programmation en colonne C,
créez une colonne en D dans la quelle vous mettez la formule    =A1&“;“&B1&“;“&C1   ainsi vous obtiendrez par exemple festival;fedurok;metal .

Attention aux cellules qui finiront par ; ou ;; qu’il faudra tout de même traiter manuellement.

Attention, si vous voulez copier des données provenant de cette colonne il faudra dans le fichier de destination, au lieu de faire clic droit / coller, faire clic droit / collage spécial, et désélectionner la case ‘formule’ afin que seul le texte contenu dans les cellules soit copié.

3 . Migration dans le gabarit Excel « Import »

Le gabarit d’import des données est composé de trois feuilles.
Vous devez remplir la seconde appelé Contacts. La troisième feuille est un exemple correctement rempli, vous ne devez pas y rentrer vos contacts, cela ne sera pas pris en compte lors de l’importation

Copiez l’une après l’autre les colonnes de votre fichier à l’emplacement correspondant dans le fichier nommé import.
Complétez les colonnes de la colonne Qualifications.
Vous pouvez maintenant utiliser 2 fonctions d’Excel particulièrement utiles :

• pour trier le fichier en fonction du contenu d’une colonne :
  filtre automatique (sélectionner la ligne des ‘têtes de colonnes’, puis menu > données > filtre > filtre automatique)
• pour remplacer toutes les occurrences d’une valeur par une autre : rechercher / remplacer (pomme ou ctrl+F).
  Veillez à bien choisir la fonction rechercher par colonnes.
  Consultez les commentaires, à l’en-tête de chaque colonne, et retravaillez éventuellement vos données dans le principe proposé, et vérifiez que toutes vos lignes sont notées de manière identique (par ex, la colonne mois de programmation doit contenir uniquement les valeurs M01, M02 …. M12)

Enfin, revérifiez les contenus de chaque colonne.

4 . Importation dans Bob

Enregistrez le fichier import.xls.
Ouvrez le module d’import depuis l’onglet contacts, et cliquez sur le bouton « choisir un fichier »

Repérez le fichier import.xls et lancez l’importation.

Si lors de l’importation, certaines données ont été mal formatées  (email comprenant un caractère interdit, période de diffusion du festival au mauvais format, numéro de téléphone trop long, etc.), l’application vous assistera pour modifier ces données avant de lancer l’import. Suivez les instructions et lisez l’aide contextuelle au fur et à mesure des corrections pour terminer la correction et lancer l’importation de votre fichier.

5 . Associez les tags du fichier importé aux tags de Bob

Lorsque vos fiches sont importées, des sélections sont automatiquement créées dans l’application.
Affichez vos sélections, vous trouverez un dossier incluant dans son nom la date du jour.

Dans ce dossier vous trouverez différentes sélections

Chaque « tag » créé dans le fichier Excel, va créer une sélection  composée des structures que vous aurez qualifié avec ce tag.

La dernière partie du travail va être d’associer les tags que vous avez rentré dans le fichier Excel aux différents des tags de l’application, afin qu’il apparaisse dans la fiche de la structure .

Pour chaque sélection, faites un clic droit et choisissez qualifier, et ré-associez chacun de vos tags à une (ou plusieurs) catégorie ou sous catégorie existantes dans Bob

Un message confirmera la réussite de l’opération.

Vous devrez alors supprimer votre sélection en faisant clic droit / supprimer.

Le clic droit sur une sélection efface la sélection mais pas les fiches qu’elle contient

Notez que vous pouvez créer un nouveau tag en allant dans paramètres   du menu contact, puis dans le menu qualification. Vous pourrez dans ce même menu, masquer une qualification grâce au clic droit afin qu’elle ne vous soit plus proposée dans vos futures recherches.
Elle ne sera pas effacée de votre base, vous pouvez avec le même procédé choisir de la faire réapparaitre.

Astuce : cliquez ici pour voir comment fusionner des colonnes dans votre fichier